Topicus Overheid

TOP is inmiddels bij ruim 60 gemeenten succesvol in productie, uiteenlopend van groot tot klein en verspreid over heel Nederland. Naast de deelnemende gemeenten van het Living Lab Oost Nederland, waaronder bijvoorbeeld Apeldoorn, Zwolle en Enschede, wordt TOP bijvoorbeeld ook gebruikt door gemeenten als Rotterdam, Den Haag, Kampen, Sittard-Geleen en in de regio’s Gooi en Vechtstreek, Noord-Veluwe en IJsselland.

Ervaringen uit Zwolle

Gemeenten hebben steeds meer taken in het sociaal domein die samenhangen met werk, inkomen en zorg. De gemeente Zwolle werkt nu met een softwaresysteem waarmee alle informatie over het hele proces, van aanvraag tot de levering van zorg, op één plek is te vinden.

Dit systeem, het Topicus Overheid Platform (TOP), moet zorgen voor minder administratieve handelingen. De uitvoering van de zorgtaken in het sociaal domein heeft de gemeente Zwolle belegd bij het sociaal wijkteam. Hierin werken medewerkers van gemeente en de ketenpartners JBOV, MEE IJsseloevers, Travers en De Kern samen. Zo ontstaat een meer integrale aanpak en uiteindelijk één plan voor de inwoner.

Tijd besparen

Tijd besparen “Iedere medewerker van het wijkteam kan altijd en onafhankelijk van plaats informatie invoeren en inzien. Hiermee hebben we dus een regiesysteem in handen, dat inzicht verschaft in de ondersteuning of zorg die iemand ontvangt en de afspraken die hierover zijn gemaakt”, vertelt Robert Woltersom, senior informatie-adviseur bij de gemeente Zwolle. “De essentie is dat er ruimte is voor de professionaliteit en creativiteit van de medewerker om tot oplossingen te komen voor de inwoner. TOP faciliteert de vastlegging van dit proces. ” Ook treedt er tijdsbesparing op in de processen dankzij berichtenverkeer tussen zorgaanbieders en het wijkteam. “Via TOP krijgen zorgaanbieders een bericht over de benodigde zorg en ontvangt het wijkteam een notificatie als de zorg is geleverd. Indien de gegevens van beide berichten overeenkomen, leidt dit vanzelf tot een betalingsopdracht. Dit bespaart tijd omdat dit niet meer handmatig plaatsvindt”, vervolgt Woltersom.

Zelf regie

De wijkteammedewerkers in Zwolle maken in het systeem samen met inwoners het ondersteuningsplan. Dit plan beschrijft de afspraken over de zorgvraag van de inwoner. Woltersom hoopt dat de inwoner in 2017 ook toegang krijgt tot het eigen dossier. “Dan kan hij of zij precies zien wat er over hem of haar is vastgelegd, dit eventueel aanvullen en zelf acties uitzetten. Dat bevordert de burgerparticipatie en laat de inwoner meedenken over wat hij zelf kan doen.”

Vervangen beschikking?

Momenteel onderzoekt het sociaal wijkteam of het ondersteuningsplan de traditionele beschikking kan vervangen. Op dit moment is het zo dat inwoners een formele brief –de beschikkingontvangen met daarin de zorg of ondersteuning waar ze recht op hebben. Maar, in het ondersteuningsplan staan die afspraken ook. “Het is de bedoeling om het ondersteuningsplan –voorzien van een juridische onderbouwing- ook de functie van beschikking te geven, met als resultaat minder administratieve handelingen.” Zo ver is het echter nog niet. “TOP is in korte tijd ontwikkeld en geïmplementeerd. Nu is het zaak dat ontwikkelingen niet vertragen. Innovatie en ontwikkelsnelheid zijn daarbij essentieel. Daarnaast moet er een goede balans zijn tussen standaardisering en ambacht. Je kunt niet alles standaardiseren. Zorg en ondersteuning blijven maatwerk.”

Ervaringen uit Rotterdam

De Rotterdamse wijkteams behoorden tot de voorlopers die al gebruik maakten van de applicatie JeugdlinQ, de voorganger van het nieuwe zorgcoördinatiesysteem voor gemeenten dat digitale ondersteuning biedt binnen het sociaal domein. Inmiddels werken de jeugdmedewerkers in de wijkteams met het meest recente systeem dat gebruikersvriendelijker is.

“JeugdlinQ is ontwikkeld in samenwerking met de gemeente Rotterdam, omdat er behoefte was aan een goed regiesysteem zodat de verschillende zorgaanbieders beter samen konden werken”, begint Rosan Slebioda. Zij is projectleider bij het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) Rijnmond, de organisatie die voor de jeugdmedewerkers in de Rotterdamse wijkteams organiseert dat ze digitaal kunnen werken in het zorgcoördinatiesysteem. CJG Rijnmond faciliteert de Rotterdamse wijkteams in opdracht van en in goede samenwerking met de gemeente Rotterdam. “Gezinnen waar jeugdzorg nodig is, hebben vaak meerdere zorgverleners. JeugdlinQ stelde ons in staat om goed regie te voeren, en met meerdere partijen vast te leggen aan welk ondersteuningsplan gewerkt werd. Voor de intrede van JeugdlinQ werkten de verschillende zorgverleners al wel samen, maar met gebruik van eigen systemen.”

Meer gebruikersgemak

De overstap naar het meest recente zorgcoördinatiesysteem heeft geleid tot meer gebruikersgemak. Slebioda: “De dossiers zijn nu ook te raadplegen via een tablet of smartphone. De wijkteammedewerkers zijn voortdurend op pad. Voor deze groep helpt het enorm dat ze via hun mobiele device bij dossiers kunnen.” Dat gebeurt overigens op een zo veilig mogelijke manier. Bij het inloggen wordt gebruik gemaakt van dubbele authenticatie,  waarbij niet alleen gebruikersnaam en wachtwoord nodig zijn, maar ook een sms-bericht.

“Je kunt in het dossier eenvoudig informatie  invoeren zonder dat je bepaalde stappen in een vaste volgorde moet doorlopen. Dat is belangrijk, want elk contact met een gezin verloopt anders.” Op het gebied van privacy voldoet het systeem aan de landelijke standaarden. Binnen  het systeem worden rechten toegekend aan de verschillende medewerkers die met de dossiers werken. “Daarnaast is het wel zo dat alle medewerkers binnen het team in bijzondere gevallen de dossiers kunnen inzien”, vult Rosan Slebioda aan. “Bijvoorbeeld bij een crisissituatie. De wijkteammedewerker  geeft de reden van inzage aan en de casusregisseur ontvangt hiervan een melding. Deze waarneemfunctie is belangrijk wanneer de veiligheid van een kind in het geding komt, zodat je altijd de juiste hulp kunt bieden.”

Extra functionaliteiten

Daarnaast bevat het nieuwe zorgcoördinatiesysteem meer functionaliteiten dan JeugdlinQ. Er is bijvoorbeeld de mogelijkheid voor een voorzieningenboek, een productcatalogus van zorgaanbieders die allemaal jeugdhulp aanbieden. Slebioda: “Deze functionaliteit wordt binnenkort geïmplementeerd. De nieuwe functionaliteit stelt hen in staat om sneller het gewenste product te vinden dan nu het geval is. Ook handig: de producten die je selecteert kunnen makkelijk worden opgenomen in het ondersteuningsplan waarin staat beschreven wat er allemaal wordt ondernomen om het gezin te helpen vanuit het principe één gezin, één plan en één casusregisseur.

Dossierinzage voor cliënten

In 2016 gaat de gemeente Rotterdam een pilot starten met de portaalfunctionaliteit. Slebioda: “Per dossier kunnen we instellen wie er mee kan kijken, ouders kunnen dan bijvoorbeeld het ondersteuningsplan inzien. Deze functie past bij de ontwikkeling om de cliënt beter in staat te stellen zelf regie te voeren over zijn of haar ondersteuningsplan. Het is een prettige bijkomstigheid dat het systeem hier al in voorziet.”

Ervaringen uit Gooi & Vechtstreek

De Regio Gooi & Vechtstreek is bezig met de invoering van een keteninformatiesysteem voor gemeenten dat als ondersteuning dient voor het sociaal domein. Dit systeem wat in de regio het Digitaal Leefplein wordt genoemd bestaat uit een aantal verschillende modules. De module declaratieverwerking wordt inmiddels volop gebruikt,  maar wat heeft dit de regio tot nu toe opgeleverd?

“We hebben ons direct na de invoering van de toewijzingsmodule  gericht op de module declaratie van het informatiesysteem. We wilden dat de toewijzingen voor zorg die door de gemeenten worden gedaan, matchen met de declaraties die ervan binnenkomen”, vertelt Marco van der Spek-Stikkelorum, regionaal inkoopstrateeg bij de regio Gooi & Vechtstreek. In deze functie houdt hij zich bezig met de dienstverlening van de Participatie-, Jeugdwet en WMO. “Voor de invoering van het ketensysteem moesten gegevens om de declaraties te controleren uit verschillende systemen worden gehaald. Met alle uitdagingen van dien; want een beschikking is iets anders dan de opdrachtverstrekking. Een beschikking kan leiden tot meerdere opdrachtverstrekkingen bij verschillende zorgaanbieders. Dat maakte het controleren van declaraties tijdrovend en kostbaar.”

Beter inzicht zonder privacygevoelige informatie

De afdeling die de matching van de declaraties afhandelt, heeft dankzij de implementatie van het systeem nu goed inzichtelijk hoe de opdrachttoewijzing eruit ziet en of dit klopt met de declaratie die is ingediend, zonder privacygevoelige informatie in te hoeven zien. Van der Spek: “Er wordt puur gekeken: dit is de aanbieder, dit moet er betaald worden en klopt dit met de opdrachtverstrekking? We zien bijvoorbeeld een betaling aan Jeugdzorg, maar we hebben geen directe inzage en noodzaak meer in de gegevens van de personen om wie het draait. Het systeem controleert of de declaratie klopt met wat er is afgesproken. We hebben ook snel inzichtelijk waar het misgaat en wat er dan niet klopt. Er wordt bijvoorbeeld een verkeerde code ingetoetst of er is er geen machtiging afgegeven. In het verleden koste het veel tijd om alles tot op detailniveau uit te zoeken. Nu kunnen we veel sneller en beter terugkoppelen waar het fout zit.”

Bijna geen foutmarge

Ongeveer zeventig procent van de declaraties in het sociaal domein in de regio Gooi & Vechtstreek verloopt nu via deze module. Niet alle declaraties kunnen nog op deze manier worden verwerkt, omdat voorzieningen in het verleden zijn getroffen en daardoor nog niet zijn afgestemd op het systeem, aldus Van der Spek. “Er is bijna geen foutmarge meer. We controleren met het systeem echter nog steeds niet de feitelijke levering van de zorg, maar dat deden we voorheen ook niet. Wel zijn we nu beter instaat om ook navraag te doen over de feitelijk levering.”

Soepele implementatie

De implementatie van het keteninformatiesysteem ging vrij makkelijk, vervolgt Van der Spek. “Zoals bij elk systeem zijn er altijd dingen waar je tegenaan loopt, bijvoorbeeld de weergave van  rapportage of de onderlinge aansluiting van modules. De één-op-één controles hebben we desalniettemin heel snel kunnen uitvoeren en veel declaraties zijn sindsdien vlot uitbetaald. In het eerste half jaar van dit jaar zijn er ruim 30.000 declaraties in het sociaal domein uitbetaald. Dat was voorheen ondenkbaar. Dat betekent dat het systeem en de infrastructuur goed zijn opgezet, anders zouden we dat aantal nooit halen. We hebben te maken met allerlei verschillende aanbieders, van klein tot groot, en er zijn amper tot geen zorgaanbieders die in dit systeem niet mee kunnen. Het systeem is daarnaast flexibel waardoor we makkelijk mee kunnen met de landelijke standaarden. “

Onderdeel van efficiencyslag

Het verbeteren van het declaratiesysteem is op zichzelf geen middel, benadrukt Van der Spek tot slot: “Waar we werkelijk verbeterslagen in willen maken is de burger met een hulpvraag goed van dienst zijn. We denken dat de digitaliseringslag bijdraagt aan meer efficiency waardoor er meer overblijft om aan die echte hulpvraag te voldoen. De invoering van het keteninformatiesysteem is een omvangrijk traject waarin we ook andere delen, zoals zorgplannen in onder willen brengen.”

Als je op de hoogte wil blijven van onze TOP producten schrijf je dan hieronder in voor onze nieuwsbrief.